Die Stadt St. Ingbert arbeitet an der Einführung eines digitalen Langzeitarchivs und stellt damit die Weichen für eine langfristige und rechtssichere Sicherung digitaler Verwaltungsunterlagen. Hintergrund ist der fortschreitende Wandel von papiergebundenen Akten hin zu vollständig digitalen Prozessen im Zuge der Einführung der elektronischen Akte (E-Akte).
Um die damit verbundenen Anforderungen zu klären, tauschte sich Oberbürgermeister Ulli Meyer gemeinsam mit den Digitalisierungsbeauftragten der Stadt und dem Stadtarchiv mit David Schnur, dem Leiter des Saarländisches Landesarchiv, aus. Im Mittelpunkt des Gesprächs stand die Frage, wie digitale Daten so gespeichert werden können, dass sie auch langfristig unverändert, sicher und lesbar bleiben.
Mit der Umstellung auf digitale Akten verändert sich auch die Arbeit der kommunalen Archive grundlegend. Neben der klassischen Aufbewahrung von Papierunterlagen rücken rechtssichere digitale Speicherverfahren und der Umgang mit komplexen Datenstrukturen in den Fokus. „Die Einführung eines digitalen Langzeitarchivs stellt eine Herkulesaufgabe dar. Archive müssen dafür ihren kompletten Arbeitsprozess umstellen“, erklärte Schnur im Rahmen des Austauschs.
Die Stadt St. Ingbert plant, diese Herausforderung aktiv anzugehen. Ziel ist es, nach Saarbrücken die zweite Stadtverwaltung im Saarland zu werden, die ein digitales Langzeitarchiv erfolgreich etabliert. Oberbürgermeister Meyer sieht darin einen wichtigen Schritt für die Weiterentwicklung der Verwaltung: „Mit diesem Austausch kommen wir unserem Ziel einer effizienten, modernen und zukunftsfähigen Verwaltung wieder ein Stück näher.“
Auch aus Sicht der IT-Verantwortlichen ist das Vorhaben eng mit bestehenden Digitalisierungsprojekten verknüpft. Sven Oberinger, CIO der Stadt St. Ingbert, betonte, dass mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems vorhandene Synergien genutzt würden und das digitale Langzeitarchiv von Beginn an mitgedacht werde.
Mit den aktuellen Gesprächen und Planungen setzt St. Ingbert einen weiteren Schritt in Richtung einer nachhaltigen digitalen Verwaltung, bei der nicht nur der laufende Betrieb, sondern auch die langfristige Sicherung von Verwaltungs- und Zeitdokumenten im Blick steht.
