Digitale Arbeitszeiterfassung: Pflicht oder Kür? Was Unternehmen jetzt wissen müssen

In den letzten Jahren ist das Thema Arbeitszeiterfassung immer stärker in den Fokus gerückt – und das ist kein Wunder. Schließlich betrifft es Millionen Beschäftigte und tausende Unternehmen in Deutschland.

Kurz und knapp: Sobald jemand arbeitet, muss die Arbeitszeit dokumentiert werden. Das lief früher oft mit Zettel und Stift oder per Stechuhr. Heute geschieht das Ganze immer häufiger digital. Und das ist auch gut so, denn mehrere Gerichtsurteile haben klargemacht: Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden korrekt und nachvollziehbar zu erfassen.

Die Digitalisierung macht das Ganze zwar leichter und transparenter, doch viele Unternehmen fragen sich: Was ist jetzt genau Pflicht, und welche Extras lohnen sich darüber hinaus? Und wie stellt man sicher, dass das Ganze auch rechtssicher läuft?

Was bedeutet das EuGH-Urteil zur Zeiterfassung?

2019 sorgte der Europäische Gerichtshof (EuGH) für Furore: Arbeitszeiten müssen täglich festgehalten werden – mit einem „objektiven, verlässlichen und zugänglichen System“. Dadurch sollten vor allem Überstunden und zu lange Arbeitszeiten vermieden werden. Denn nur wenn dokumentiert wird, lassen sich Verstöße gegen gesetzliche Arbeitszeitgrenzen erkennen.

Der Gerichtshof der EU hat außerdem die Mitgliedsstaaten aufgefordert, entsprechende Gesetze zu erlassen. Deutschland hat sich damit erst mal Zeit gelassen – bis sich die Lage schlagartig änderte.

Das sagt das Bundesarbeitsgericht (BAG) – und warum das wichtig ist

Im September 2022 stellte das Bundesarbeitsgericht fest, dass deutsche Arbeitgeber schon jetzt verpflichtet sind, Arbeitszeiten zu erfassen – ganz ohne neues Gesetz. Das BAG stützt sich dabei auf das Arbeitsschutzgesetz: Arbeitgeber müssen für den Gesundheitsschutz ihrer Beschäftigten sorgen. Und dazu gehört nun mal auch, die Arbeitszeiten zu dokumentieren und Überlastung zu verhindern.

Dieses Urteil war wie ein Weckruf für viele Unternehmen, vor allem für diejenigen, die bisher auf Vertrauensarbeitszeit oder mobile Arbeitsmodelle setzten. Denn auch in solchen Fällen ist die Erfassung Pflicht.

Gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung: Wo stehen wir 2025?

Im April 2023 brachte das Bundesarbeitsministerium einen Gesetzesentwurf auf den Weg. Anfang 2025 sieht die Lage so aus:

1. Elektronische Erfassung: Arbeitszeiten müssen digital dokumentiert werden.
2. Was genau erfasst wird: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.
3. Zeitnahe Aufzeichnung: Am besten direkt am selben Tag.
4. Aufbewahrung: Die Daten müssen zwei Jahre lang gespeichert bleiben.
5. Tarifliche Ausnahmen: Tarifverträge können in gewissen Fällen Abweichungen ermöglichen.
6. Übergangsfristen für kleine Unternehmen: Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitenden könnten etwas mehr Zeit bekommen.

Fakt ist aber: Papierkram mit Stundenzetteln gehört nach und nach der Vergangenheit an.

Warum digitale Zeiterfassungssysteme die beste Lösung sind

Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung kann man auch positiv sehen: Wer jetzt auf digitale Systeme setzt, spart sich zukünftig viel Aufwand. Moderne Tools machen vieles automatisch und bringen echte Vorteile:

• Flexibilität: Ob App, Browser oder Terminal – jedes Unternehmen findet die passende Variante.
• Rechtssicherheit: Zeiten werden automatisch protokolliert und manipulationssicher gespeichert.
• Effizienz: Kein manuelles Nachrechnen oder Nachtragen mehr.
• Transparenz: Mitarbeitende können jederzeit ihre Zeiten einsehen.
• Anbindung an andere Bereiche: Zeiterfassung kann oft mit Lohnabrechnung, Urlaubsplanung oder Projektmanagement verknüpft werden.

Hinzu kommen detaillierte Berichte und Auswertungen. So sehen Unternehmen auf einen Blick, wo Überstunden entstehen und wie ausgelastet die Teams wirklich sind. (Quelle: 
https://factorialhr.de/zeiterfassung-mitarbeiter).

So finden Unternehmen eine rechtskonforme Zeiterfassung

Nicht jedes Tool erfüllt automatisch alle Vorgaben. Bei der Auswahl sollte man deshalb auf Folgendes achten:

1. Vollständige Erfassung: Beginn, Ende und Pausen sollten minutengenau dokumentiert werden.
2. Manipulationssicherheit: Änderungen müssen protokolliert werden.
3. Exportfunktionen: Damit man bei Prüfungen durch Behörden oder Betriebsräte alles parat hat.
4. Mobile Nutzung: Die Möglichkeit, unterwegs oder im Homeoffice zu erfassen.
5. Datenschutz: DSGVO-Konformität ist ein Muss – schließlich handelt es sich um sensible Daten.
6. Integration in bestehende Software: Damit keine komplizierten Insellösungen entstehen.

Viele Anbieter lassen Unternehmen ihre Systeme kostenlos testen. Das ist eine gute Chance, um im echten Arbeitsalltag herauszufinden, ob alles reibungslos funktioniert.

Die häufigsten Stolpersteine – und wie man sie umgeht

Eine Umstellung auf neue Systeme ist selten völlig stressfrei. Hier ein paar typische Herausforderungen:

• Widerstand im Team: Manche Mitarbeitende befürchten, dass sie jetzt streng überwacht werden.
• Technische Hürden: Alte Systeme müssen ersetzt, neue angebunden werden.
• Fehlendes Wissen: Nicht jeder kommt auf Anhieb mit neuer Software zurecht.

Tipps für einen gelungenen Start:

• Kommunikation: Macht klar, dass die Erfassung dem Schutz aller dient und keine Misstrauenskampagne ist.
• Beteiligung: Bezieht das Team schon in die Auswahl mit ein, um Akzeptanz zu schaffen.
• Schulungen: Sorgt für genügend Training und erklärt, wie die Tools funktionieren.
• Pilotphase: Startet im Kleinen, testet das System und verbessert es Schritt für Schritt.

Gerade bei größeren Unternehmen oder speziellen Anforderungen kann es hilfreich sein, auf externe Beratung zu setzen.

Fazit: Ja, es ist Pflicht – aber auch eine Chance

Digitale Arbeitszeiterfassung ist kein bürokratisches Monster, sondern kann richtig eingesetzt viel Positives bewirken. Unternehmen erfüllen nicht nur ihre gesetzlichen Vorgaben, sie sorgen auch für mehr Fairness und Transparenz im Arbeitsalltag.

Wer jetzt investiert, beugt später möglichen Strafen vor und profitiert von effizienteren Abläufen. Gleichzeitig kann das Vertrauen im Team steigen, weil alle sehen, was geleistet wird und wo die Grenzen liegen.

Unterm Strich: Die digitale Erfassung ist zwar Pflicht, aber sie kann Unternehmen echten Mehrwert bieten – für Arbeitgeber, für Mitarbeitende und für die Zukunft unserer Arbeitswelt.