Die E-Rechnung hat sich im Saarland als verbindlicher Bestandteil digitaler Verwaltungsprozesse etabliert. Öffentliche Auftraggeber akzeptieren strukturierte elektronische Rechnungen inzwischen als einzigen zulässigen Übermittlungsweg. Für Unternehmen bedeutet dies eine grundlegende Umstellung der internen Abläufe – gleichzeitig aber auch eine Chance zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Der Übergang zur E-Rechnung betrifft vor allem kleine und mittlere Betriebe, die im Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Hand stehen. Neben technischen Anforderungen stehen Fragen der Umsetzung, der passenden Softwareauswahl und möglicher Förderungen im Fokus. Auch regionale Anlaufstellen bieten konkrete Unterstützung.

Digitalisierung der Rechnungsstellung

Im Saarland hat sich die E-Rechnung als verbindlicher Standard im öffentlichen Auftragswesen etabliert. Unternehmen, die Leistungen für saarländische Behörden erbringen, sind verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch einzureichen. Diese Vorgabe basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die von Bund und Ländern umgesetzt wurde. Seit 2022 besteht die Verpflichtung zur E-Rechnung auch im Saarland vollständig. Eingereichte Rechnungen müssen dem XRechnungs- oder ZUGFeRD-Standard entsprechen und über definierte Übermittlungswege eingereicht werden, beispielsweise über das zentrale E-Rechnungsportal.

Die digitale Rechnungsstellung bietet klare Vorteile für den Verwaltungsprozess. Medienbrüche entfallen, Bearbeitungszeiten sinken und Zahlungen erfolgen schneller. Für Unternehmen bedeutet dies eine Anpassung interner Prozesse sowie die Auswahl geeigneter Softwarelösungen. Die Einführung der E-Rechnung stellt keinen optionalen Modernisierungsschritt dar, sondern eine Pflicht mit technischen und organisatorischen Implikationen. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen im Saarland ist eine sorgfältige Umstellung notwendig, um Fehler bei der Übermittlung und unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Gleichzeitig ergibt sich durch die Automatisierung ein Potenzial zur langfristigen Kostensenkung.

Spezialisierte Softwarelösungen gezielt einsetzen

Die Einführung der E-Rechnung erfordert eine technische Lösung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und gleichzeitig reibungslose Abläufe im Unternehmen ermöglicht. Spezialisierte Softwarelösungen bieten hier klare Vorteile. Sie automatisieren wesentliche Schritte, vermeiden Übertragungsfehler und gewährleisten die Einhaltung formaler Vorgaben wie Pflichtfelder, Datenformate und Übermittlungswege. Zudem unterstützen viele Programme die revisionssichere Archivierung sowie eine systematische Nachverfolgung von Rechnungsstatus und Zahlungsfristen.

Die Auswahl geeigneter Software richtet sich nach mehreren Kriterien. Zentrale Aspekte sind die Kompatibilität mit bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-Systemen, die Nutzerfreundlichkeit und der Funktionsumfang. Auch die Skalierbarkeit spielt eine wichtige Rolle, insbesondere wenn steigende Rechnungsvolumina zu erwarten sind. Die Möglichkeit, Rechnungen direkt aus dem System im strukturierten Datenformat zu exportieren, reduziert manuelle Arbeitsschritte und senkt das Fehlerrisiko.

Wichtige Auswahlkriterien im Überblick:

• Unterstützung gesetzlich vorgeschriebener Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD
• Schnittstellen zu bestehenden Systemen und automatisierte Datenübertragung
• Funktionen zur Validierung, Nachverfolgung und Archivierung
• Möglichkeit zur Abbildung firmeninterner Freigabe- und Prüfprozesse
• Anpassungsfähigkeit bei rechtlichen oder technischen Änderungen

Eine gelungene Implementierung erfolgt schrittweise. Zunächst empfiehlt sich eine interne Analyse der bisherigen Rechnungsprozesse, um Schnittstellen und Abläufe zu identifizieren. Im nächsten Schritt folgt die Auswahl und Konfiguration der passenden Lösung. Eine strukturierte Testphase mit Pilotrechnungen dient zur Sicherstellung der korrekten technischen Umsetzung. Abschließend sollten alle beteiligten Mitarbeiter geschult und die laufenden Prozesse dokumentiert werden. Diese strukturierte Vorgehensweise sorgt für einen reibungslosen Übergang zum digitalen Rechnungsstandard.

Regionale Unterstützung und Förderangebote

Im Saarland gibt es mehrere Anlaufstellen, die Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung unterstützen. Die saarländische IHK bietet Informationsveranstaltungen, Beratungen und Online-Ressourcen. Auch das Mittelstand-Digital Zentrum Saarbrücken begleitet kleine und mittlere Unternehmen bei der Einführung digitaler Prozesse, darunter die E-Rechnung. Schulungen, Checklisten und individuelle Beratungsgespräche erleichtern die praxisnahe Umsetzung.

Ergänzend steht im Saarland seit Februar 2025 das Förderprogramm „DigitalInvest KMU“ zur Verfügung. Es unterstützt kleine und mittlere Unternehmen gezielt bei der digitalen Transformation. Die Antragstellung erfolgt vollständig digital über das landeseinheitliche Fördermittelportal nFMI. Das Programm ist bis zum 31. Dezember 2028 angelegt und stellt jährlich 1,5 Millionen Euro an Fördermitteln bereit. Die Förderung gliedert sich in zwei Förderstränge:

1. Basis-Förderung:
   • Maximale Zuwendungshöhe: bis zu 12.500 Euro
   • Fördert die Optimierung bestehender Geschäftsprozesse durch digitale Produkte und Dienstleistungen
   • Beispiele: Verbesserung der digitalen Sicherheit, Aufbau von Webseiten oder Online-Shops, Einführung von CRM- oder Warenwirtschaftssystemen
2. Plus-Förderung:
   • Maximale Zuwendungshöhe: bis zu 20.000 Euro
   • Unterstützt die Implementierung höherwertiger digitaler Anwendungen zur Transformation von Geschäftsmodellen
   • Besonders förderfähig: KI-basierte Anwendungen, VR- und AR-Technologien, Einführung digitaler Zwillinge

➡️ Zentrale Unterstützungsangebote im Saarland im Überblick:

Pflichten für Auftragnehmer der öffentlichen Hand

Unternehmen, die im Saarland Aufträge von öffentlichen Stellen erhalten, unterliegen strikten Vorgaben bei der Rechnungsstellung. Seit Inkrafttreten der E-Rechnungsverordnung des Saarlandes ist die elektronische Rechnung nicht nur bevorzugt, sondern verpflichtend. Eine Papierrechnung oder einfache PDF-Datei wird nicht mehr akzeptiert, wenn der Rechnungsbetrag 1.000 Euro netto übersteigt.

Elektronische Rechnungen müssen strukturierte Daten enthalten, die maschinell verarbeitet werden können. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD sind gängige Standards. In Saarland wird ein zentrales E-Rechnungsportal genutzt, aber es gibt mehrere Übermittlungsmöglichkeiten. Unternehmen müssen ihre Prozesse anpassen und technische Standards umsetzen. Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 oder 2028 je nach Umsatz auch ausstellen. Verstöße gegen die Übermittlungspflicht können zu Verzögerungen bei Zahlungen führen.

Wichtige rechtliche Grundlagen sind:

• E-Rechnungsverordnung Saarland (ERechV-SL)
• EU-Richtlinie 2014/55/EU
• Umsatzsteuergesetz §14 (für Rechnungsanforderungen)

➡️ Die Einhaltung dieser Vorgaben ist verpflichtend. Gleichzeitig ergibt sich durch die Standardisierung eine effizientere Zusammenarbeit zwischen Wirtschaft und Verwaltung. Unternehmen im Saarland sollten frühzeitig die Umstellung abschließen und Mitarbeitende entsprechend schulen. Eine sorgfältige Vorbereitung vermeidet Komplikationen im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern.